Faire vivre dans la durée un réseau d’experts en prospective
NéolisNom inventé
Dans un grand groupe de l’énergie, un réseau de chercheurs repère les technologies qui pourraient tout changer. Sa mission était revue. Nous l’accompagnons de session en session : d’abord pour réagir à la nouvelle feuille de route sans la subir, puis pour que le réseau conçoive lui-même ses rencontres.
- Secteur
- Énergie, groupe international
- Taille
- Un réseau d’une vingtaine d’experts, dans un groupe de très grande taille
- Format
- Des sessions à distance, puis des rencontres d’un jour et demi
- Dans la salle
- Une vingtaine d’experts et de chercheurs venus de plusieurs entités de R&D, dont beaucoup ne font pas que de la prospective, et des délégués basés dans plusieurs pays.
Le contexte
- Le réseau détecte les technologies émergentes et confronte les innovations à la réalité des opérations.
- Sa mission est revue : nouvelles priorités, arrivée de délégués à l’international, refonte des publications et de l’outil de veille.
- La R&D du groupe se réorganise en même temps. Certains craignent que le partage d’informations se heurte aux silos.
- Les membres sont dispersés sur plusieurs fuseaux horaires et se voient rarement en vrai.
Le défi
Faire réagir le réseau à une nouvelle orientation sans qu’elle soit vécue comme imposée, puis entretenir un collectif qui se réunit peu et travaille de loin.
Le design
Les idées fortes
Six chapeaux pour réagir sans se braquer
La nouvelle orientation est passée au crible des six chapeaux de réflexion, en trinômes : les émotions, la créativité, les risques, l’optimisme, le pragmatisme. Chaque trinôme restitue en deux minutes, minuteur à l’écran. Les critiques ont leur chapeau, donc leur place.
Des sponsors parmi les membres
À la fin de chaque session, des volontaires deviennent sponsors de la suivante. Ils choisissent les sujets avec nous et relisent le texte d’invitation. Puis de nouveaux membres rejoignent l’équipe de préparation.
Des rituels de reconnaissance
Un hommage à un membre qui part, avec une devise qui dit qu’on reste du réseau. Des remerciements publics aux plus jeunes. Le réseau se voit comme une communauté, pas comme un comité.
Des rencontres qui tiennent compte de la distance
Une rencontre en présentiel démarre en début d’après-midi, pour laisser venir ceux qui voyagent. Le dîner est pensé comme un moment à part. Le lendemain, une visio au petit matin permet aux équipes d’Asie de participer.
Le déroulé
- Ouvrir
- Explorer
- Décider
- Célébrer
Une session à distance
Ouvrir
Les nouvelles du réseau
La nouvelle orientation présentée en une page : mission, organisation, calendrier.
Explorer
Les six chapeaux
En trinômes, la même orientation vue sous six angles.
Explorer
Deux minutes par trinôme
Restitution minutée, puis échange.
Décider
La suite
Un sponsor volontaire pour co-préparer la prochaine rencontre.
Célébrer
Hommage
Un départ salué, des remerciements publics.
Une rencontre d’un jour et demi
Jour 1 · début d’après-midiOuvrir
L’outil de veille
Ce qui marche, les priorités à atteindre, et comment célébrer quand on les atteint.
Explorer
Les risques de rupture
Y compris le risque de ne pas développer, ou de ne pas surveiller, une technologie.
SoirCélébrer
Dîner au bord de l’eau
Un moment choisi avec les sponsors.
Jour 2 · tôtExplorer
Visio avec l’Asie
Les délégués des autres fuseaux horaires se joignent à la salle.
Explorer
T’apprends, je prends
Des apports techniques d’un membre aux autres.
Décider
Les publications
Ce qu’on garde, ce qu’on fusionne, ce qu’on arrête.
Le séminaire en miniature
Les nouvelles du réseau
La mission du réseau est revue : nouvelles priorités, délégués à l’international, refonte des publications et de l’outil de veille. Plutôt qu’une longue présentation, la nouvelle orientation tient en une page (mission, organisation, calendrier) partagée avec la vingtaine d’experts avant d’y réagir.
Les six chapeaux
En trinômes, chacun coiffé d’un chapeau de réflexion, la même orientation est passée au crible sous six angles. Les critiques ont leur chapeau, donc leur place, sans occuper toute la salle. Chaque trinôme restitue en deux minutes, minuteur à l’écran, puis on échange.
L’outil de veille
La rencontre en présentiel démarre en début d’après-midi, pour laisser venir ceux qui voyagent. Autour de la table, on fait le point sur l’outil de veille : ce qui marche déjà, les priorités à atteindre, et comment le réseau célébrera quand il les atteindra.
Les risques de rupture
En petits groupes, les experts passent en revue les technologies qui pourraient tout changer. Pas seulement celles à surveiller : aussi le risque de ne pas développer, ou de ne pas surveiller, une technologie qu’il ne faudrait pas laisser passer.
Dîner au bord de l’eau
Le dîner est pensé comme un moment à part, choisi avec les sponsors, ces membres volontaires qui co-préparent la rencontre. Pour un réseau qui se voit rarement en vrai, c’est là que les liens se renouent.
Visio avec l’Asie
Tôt le matin, une visio relie la salle aux délégués basés sur d’autres fuseaux horaires. L’horaire est choisi pour eux : les équipes d’Asie participent en direct au lieu de lire un compte rendu après coup.
T’apprends, je prends
Des membres tiennent chacun un poste et partagent un apport technique de leur domaine, les autres passent de l’un à l’autre. Le réseau apprend de lui-même. Ensuite, on décide des publications : ce qu’on garde, ce qu’on fusionne, ce qu’on arrête.
Hommage
Un membre qui part est salué par tout le réseau, avec une devise qui dit qu’on en reste. Les plus jeunes reçoivent des remerciements publics. Puis des volontaires deviennent sponsors de la session suivante : le réseau se voit comme une communauté, pas comme un comité.
Les supports, redessinés
Six chapeaux, un trinôme chacun
Un réseau qui prépare ses propres rencontres
Le réseau prépare ses propres rencontres
-
La session
À distance ou en présentiel
-
Des sponsors
Des volontaires pour la suivante
-
La co-préparation
Sujets choisis, invitation relue
-
De nouveaux préparateurs
Embarqués par les sponsors
Livrables et suites
- Après chaque session, une synthèse des post-its transformée en propositions concrètes pour l’équipe d’animation du réseau.
- Des propositions issues des chapeaux : parler d’évolution plutôt que de révolution, ne pas ajouter une publication sans en retirer une, regrouper les productions dans un rendez-vous unique et court.
- Une équipe de préparation qui s’élargit d’une rencontre à l’autre.
Ce qu’on retient
- Donner un chapeau aux critiques, c’est leur faire une place sans les laisser occuper toute la salle.
- Un réseau qui se réunit peu se tient par ses rituels et par ceux qui le préparent. Plus les membres conçoivent eux-mêmes les rencontres, plus elles leur ressemblent.
Un projet comparable ?
Racontez-nous votre contexte. Nous vous dirons comment nous le travaillerions, et ce que nous garderions confidentiel.
Parlons de votre projet