Une proposition
- Nous proposons…
- Fait par…
- Pour…
- À partir de…
Transformer les engagements d’un séminaire en propositions datées
Mutuelle LisandreNom inventé
Quelques mois plus tôt, les managers d’une DSI avaient pris des engagements. Cette journée devait montrer ce qui avait vraiment changé, puis avancer sur deux enjeux : la productivité et la relation avec les métiers. Le matin, les équipes ont partagé leurs pratiques. L’après-midi, elles ont transformé six défis en propositions concrètes, avec un porteur et un point de départ.
- Secteur
- Assurance santé mutualiste, direction des systèmes d’information
- Taille
- Une communauté de plusieurs dizaines de managers
- Format
- Une journée
- Dans la salle
- Les managers et leaders d’une direction des systèmes d’information, une dizaine d’équipes, avec des nouveaux venus qui n’étaient pas là au séminaire précédent.
Le contexte
- Un premier séminaire avait fixé des engagements par équipe. Il fallait vérifier qu’ils avaient tenu.
- La DSI doit gagner en productivité, maîtriser ses coûts, intégrer l’IA et devenir un vrai partenaire des métiers.
- Le parcours est conçu avec un cabinet partenaire. Flow Design assure le conducteur, la production, la signalétique et la facilitation le jour J.
Le défi
Éviter que le deuxième séminaire répète le premier. Il fallait partir du terrain, de ce qui avait changé, et repartir avec des propositions assez précises pour être lancées, pas avec une nouvelle liste d’intentions.
Le design
Les idées fortes
Un replay pour les nouveaux venus
En ouverture, un rappel du séminaire précédent permet aux nouveaux arrivants de prendre le train en marche sans ralentir les autres.
Les pratiques avant les idées
Chaque équipe présente une pratique mise en place, ses effets sur l’équipe, la qualité et la relation client, et pourquoi la transmettre. La journée part de preuves.
Gains et irritants
L’après-midi, six défis répartis en deux thèmes, productivité et relation client. Chaque groupe travaille les gains attendus et les irritants, puis formule des défis en « Comment faire pour… ».
Des abeilles et des gardiens
À mi-parcours, quatre « abeilles » par groupe vont butiner chez les autres pendant que deux « gardiens » restent pour accueillir. Un « appel à un ami » permet de faire venir un expert d’un autre groupe.
Des propositions comme des cadeaux
Chaque groupe garde trois propositions et les écrit sur des cartes : nous proposons, fait par, pour, à partir de. Puis un pitch d’une minute et demie.
Une équipe d’accueil maison
Des collaborateurs de la mutuelle sont formés pour l’accueil, le vestiaire et l’orientation. Le séminaire est aussi tenu par les siens.
Le déroulé
- Ouvrir
- Explorer
- Décider
- Célébrer
MatinOuvrir
Accueil et replay
Badges, vestiaire, puis le rappel du séminaire précédent.
Explorer
Les pratiques mises en place
Par équipe : la pratique, ses effets, pourquoi la transmettre.
Explorer
Partage en plénière
Les pratiques circulent entre équipes.
MidiOuvrir
Déjeuner
Les équipes se recomposent par défi.
Après-midiExplorer
Gains et irritants
Six défis, deux thèmes, des questions en « Comment faire pour… ».
Explorer
Abeilles et gardiens
Les uns visitent, les autres accueillent, et un appel à un ami si besoin.
Décider
Trois propositions
Sur des cartes : quoi, par qui, pour qui, à partir de quoi.
Célébrer
Pitchs
Une minute et demie par groupe.
Le séminaire en miniature
01MatinEn plénière
Accueil maison
Badges, vestiaire, orientation : l’accueil est tenu par des collaborateurs de la maison, formés pour l’occasion. Avant même la première séquence, les managers sont reçus par les leurs. Le séminaire est aussi porté par ceux qui le vivent.
02En plénière
Le replay
Sur grand écran, un rappel du séminaire précédent et des engagements pris par chaque équipe. Les nouveaux venus, absents la première fois, prennent le train en marche sans ralentir les autres. Tout le monde part de la même page.
03En plénière
Les pratiques mises en place
Une table par équipe. Chacune présente une pratique vraiment installée depuis le dernier séminaire : planification de capacité construite ensemble, IA au quotidien, temps d’équipe protégés… Ses effets sur l’équipe, la qualité et la relation client, et pourquoi la transmettre. Puis les pratiques circulent en plénière : la journée part de preuves.
04MidiAu foyer
Déjeuner
Au foyer, on quitte son équipe d’origine. Les tablées se recomposent autour des défis de l’après-midi, pour que chaque groupe mêle des équipes qui ne travaillent pas ensemble au quotidien.
05Après-midiEn plénière
Gains et irritants
Six défis répartis en deux thèmes, la productivité et la relation avec les métiers, chacun repris par deux îlots. Chaque groupe pose les gains attendus et les irritants du quotidien, puis reformule le tout en questions « Comment faire pour… ». Les plaintes deviennent des défis qu’on peut attaquer.
Gains attendus
Irritants
Comment faire pour… ?
06En plénière
Abeilles et gardiens
À mi-parcours, quatre « abeilles » par groupe partent butiner les idées des autres îlots, pendant que deux « gardiens » restent pour accueillir les visiteurs et leur présenter le travail. Un « appel à un ami » permet aussi de faire venir un expert d’un autre groupe.
07En plénière
Trois propositions
De retour à son îlot, chaque groupe trie ce qu’il a récolté et n’en garde que trois propositions. Chacune s’écrit sur une carte, comme un cadeau : ce qu’on propose, qui le fait, pour qui, et à partir de quand. Une proposition qui dit « fait par » est déjà à moitié lancée.
Nous proposons : …
Fait par : …
Pour : …
À partir de : …
08En plénière
Pitchs
Sur scène, une minute et demie par groupe pour présenter ses trois propositions à toute la communauté managériale. Format court et serré : chaque défi repart avec des porteurs, des bénéficiaires et un point de départ, pas avec une nouvelle liste d’intentions.
Les supports, redessinés
Des abeilles et des gardiens
- Gardiens : restent et accueillent
- Abeilles : vont butiner
Une proposition comme un cadeau
Puis un pitch court par groupe
Livrables et suites
- Un recueil des pratiques de chaque équipe, avec des exemples concrets : planification de capacité construite ensemble, charte de responsabilisation, IA au quotidien, temps d’équipe protégés, moments pour partager ses réussites.
- Des propositions par défi, chacune avec ses porteurs, ses bénéficiaires et un point de départ.
- Toute la production du jour : gabarits, signalétique, badges et conducteur.
Ce qu’on retient
- Un séminaire de suite commence par les preuves. Partager ce qui a été fait donne du crédit à ce qu’on s’apprête à promettre.
- Une proposition qui dit « fait par » et « à partir de » est déjà à moitié lancée.
- Quand le cabinet partenaire porte le parcours, notre rôle est de rendre la journée fluide et la production impeccable, pour que le fond passe.
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