Une migration de base donateurs dont vous êtes le héros
Fondation AraliaNom inventé
Une fondation devait choisir l’avenir de sa base donateurs, sans direction numérique et avec des équipes qui doutaient de leurs données. Nous avons écrit pour elle un livre-jeu dont elle était le héros. Chacun a lu son chemin, puis le groupe a regardé en face le coût de ne rien faire.
- Secteur
- Fondation environnementale
- Taille
- Une équipe de quelques dizaines de personnes
- Format
- Une journée
- Dans la salle
- Une petite dizaine de personnes : collecte, données donateurs, digital, finances, programmes et direction générale. Un expert data d’un éditeur de logiciels co-animait la journée.
Le contexte
- L’outil qui gère les donateurs est jugé fonctionnel mais limité. Les équipes n’ont pas confiance dans leurs données.
- Trois options sont sur la table : garder l’existant, passer à un CRM moderne, ou viser une plateforme de données et d’IA.
- La fondation n’a pas de direction numérique et ses ressources internes sont faibles.
- D’autres associations ont vécu des migrations de ce type jusqu’à l’épuisement de leurs équipes.
Le défi
Aider une petite équipe à choisir entre trois avenirs techniques qu’elle connaît mal, sans la noyer dans le jargon ni la pousser vers une solution.
Le design
Les idées fortes
Un livre-jeu écrit pour l’occasion
Une histoire dont l’équipe de la fondation est le héros, le jour même. Une trentaine d’étapes et trois chemins : garder l’existant, passer à un CRM moderne, viser une plateforme de données et d’IA. À chaque étape, un choix : quel consultant, quel appel d’offres, quel mécène. Chacun lit seul et trace son parcours sur une carte.
L’arbre des choix en poster
Tous les chemins du livre-jeu sont dessinés sur un grand poster. Le groupe y retrouve où chacun est allé, et pourquoi.
Les freins avant les solutions
Après le regard de l’expert, une séquence « pourquoi ne pas y aller ? » fait sortir ce qui retient la fondation. Les freins sont regroupés avant qu’on esquisse une solution.
Le coût de ne rien faire
Notre SWOT inversée : les forces qui s’érodent, les faiblesses qui s’aggravent, les opportunités manquées et les menaces, si la fondation ne change rien. Ne rien faire devient une option comme les autres, avec son prix.
Le déroulé
- Ouvrir
- Explorer
- Décider
- Célébrer
9hOuvrir
Tour de table
Six questions : ma fonction, mes usages de la base, mes freins, mes attentes, ma confiance dans la migration.
Explorer
La migration dont vous êtes le héros
Lecture individuelle du livre-jeu, parcours tracé sur une carte.
Explorer
Les chemins croisés
Questions et réponses, devant l’arbre des choix en poster.
MidiExplorer
Déjeuner et production
Pendant le déjeuner, l’équipe d’animation met en forme la matinée.
Explorer
Le regard de l’expert
Ce que font des organisations comparables.
Décider
Pourquoi ne pas y aller ?
Les freins, regroupés, puis une esquisse de solution.
Décider
Le coût de ne rien faire
La SWOT inversée, remplie ensemble.
16hDécider
Alignement
Freins, opportunités et premières étapes.
Le séminaire en miniature
Tour de table
Une petite dizaine de personnes autour de la table : collecte, données donateurs, digital, finances, programmes, direction générale. Chacun répond aux mêmes questions : sa fonction, ses usages de la base, ses freins, ses attentes, sa confiance dans la migration. Tout le monde parle avant que la technique ne s’en mêle.
La migration dont vous êtes le héros
Un livre-jeu écrit pour l’occasion, dont l’équipe est le héros : une trentaine d’étapes et trois chemins. À chaque étape, un choix : quel consultant, quel appel d’offres, quel mécène. Chacun lit seul et trace son parcours sur une carte. Le choix technique devient une histoire qu’on vit.
Les chemins croisés
Tous les chemins du livre-jeu sont dessinés sur un grand poster. Le groupe s’y retrouve debout : qui est allé où, pourquoi, et où chacun a fini. Chacun a vécu les trois avenirs avant d’en débattre, et les questions fusent.
Déjeuner et production
Pendant que le groupe déjeune au foyer, l’équipe d’animation met en forme la matinée : les mots du tour de table, les chemins pris, les questions soulevées. L’après-midi repart de cette matière.
Le regard de l’expert
Un expert data d’un éditeur de logiciels, qui co-anime la journée, raconte ce que font des organisations comparables. Sans pousser vers une solution : d’autres associations ont vécu ce type de migration, parfois jusqu’à l’épuisement de leurs équipes.
Pourquoi ne pas y aller ?
Avant toute solution, on fait sortir ce qui retient la fondation, une équipe sans direction numérique et aux ressources internes faibles. Les freins sont écrits, affichés, puis regroupés en familles sur trois murs, avant une première esquisse de solution.
Le coût de ne rien faire
Notre SWOT inversée, remplie ensemble sur quatre panneaux : ce qui arrive si la fondation ne change rien. Ne rien faire devient une option comme les autres, avec son prix, et cesse d’être le choix par défaut.
Alignement
Retour autour de la table pour relier freins et opportunités, puis décider ensemble des premières étapes : se fixer un sommet chiffré, un appel d’offres centré sur les besoins, visiter des organisations comparables, découper le projet en lots.
Les supports, redessinés
L’arbre des choix du livre-jeu
Le parcours d’un lecteur
La SWOT inversée
-
Des forces qui s’érodent
Ce qui marche aujourd’hui et ne tiendra pas
-
Des faiblesses qui s’aggravent
Ce qui coince et coûtera plus cher demain
-
Des opportunités manquées
Ce que d’autres saisiront à notre place
-
Des menaces qui se rapprochent
Ce qui finira par nous rattraper
Et si on ne faisait rien ?
Outil Flow Design, licence Creative Commons
Livrables et suites
- Une restitution complète, avec le témoignage de chaque participant : ses aspirations, ses enjeux, ses mots.
- Les trois scénarios comparés, avec leurs avantages et leurs limites, et les enjeux d’organisation : interne ou externe, dépendance aux prestataires, dimensionnement.
- Sept axes de travail, la SWOT inversée remplie, et un plan : se fixer un sommet chiffré, un appel d’offres centré sur les besoins, une visite d’organisations comparables, un découpage en lots, des indicateurs financiers et sociaux.
L’IA et les outils numériques
L’arbre des choix du livre-jeu a été modélisé pour être imprimé en poster. Les prises de parole ont été enregistrées pour nourrir la restitution.
Ce qu’on retient
- Un choix technique devient accessible quand on le raconte. Chacun a vécu les trois avenirs avant d’en débattre.
- Mettre un prix sur le statu quo change la conversation : ne rien faire n’est plus le choix par défaut.
Un projet comparable ?
Racontez-nous votre contexte. Nous vous dirons comment nous le travaillerions, et ce que nous garderions confidentiel.
Parlons de votre projet